Kritik stok seviyesi neye göre belirlenir ve kim takip eder

Kritik stok seviyesi, "depoda ne kadar kalsın" sorusunun değil, "yeniden sipariş verdiğim anda mal gelene kadar iş yürür mü" sorusunun cevabıdır. Yani seviyeyi belirleyen şey rafta duran miktar değil, o miktarın kaç günlük iş demek olduğu ve tedarikçinin o süre içinde teslim edip edemeyeceğidir. Bu yüzden aynı depoda duran iki kalemin kritik seviyesi birbirine hiç benzemez.

Pratikte iki uç görürüz. Biri "bitince alırız" der; bu, üretim durduğu gün fark edilen bir yöntemdir. Diğeri "her şeyden bol tutalım" der; bu da parayı rafa bağlar, yer işgal eder, bazı kalemlerde de malın bozulmasıyla sonuçlanır. Kritik seviye tam olarak bu ikisi arasındaki dengenin adıdır ve her kalem için ayrı ayrı kurulması gerekir.

Kritik seviye adet değil, aslında zaman ölçer

Bir kalemin kritik seviyesini konuşurken kafada kurulması gereken birim adet değil gündür. "Elimizde 200 adet var" cümlesi tek başına hiçbir şey söylemez. Anlamlı olan cümle şudur: "Elimizdeki miktar, bugünkü tüketim hızıyla şu kadar iş günü yeter; tedarikçi ise ortalama şu kadar günde teslim ediyor." İki süre birbirine yaklaşıyorsa siparişin verilme anı gelmiştir.

Bu bakış, tartışmayı da kolaylaştırır. Satın alma ile üretim arasındaki "neden yine geç haber verdiniz" gerginliğinin çoğu, iki tarafın farklı birim konuşmasından çıkar. Üretim gün konuşur, satın alma adet konuşur. Kritik seviyeyi gün üzerinden kurup sisteme adet olarak yazmak, ikisini aynı masaya oturtur.

Tedarik süresi ve tedarikçinin sözünde durma oranı

Seviyeyi belirleyen ilk girdi tedarik süresidir. Ama burada tek başına ortalama süre yanıltıcıdır. Asıl mesele o sürenin ne kadar oynadığıdır. Her siparişi aynı hafta getiren bir tedarikçiyle, bazen çabuk bazen çok geç getiren bir tedarikçi aynı ortalamaya sahip olabilir; ikincisi için elde tutulması gereken tampon çok daha yüksektir.

Pratik soru şudur: bu tedarikçi son siparişlerde söz verdiği tarihi kaç kez tutturdu, tutturamadığında ne kadar geç kaldı. Bu bilgi çoğu işletmede kimsenin kafasında değil, mail kutusunda ve irsaliyelerde durur. Sipariş tarihiyle mal giriş tarihini yan yana tutan basit bir kayıt bile tedarikçiyi "güvenilir" ve "tamponu yüksek tutulacak" diye ikiye ayırmaya yeter.

İthal kalemlerde bir katman daha vardır: gümrük, navlun, sezonluk yoğunluk. Burada tedarik süresi tedarikçinin kontrolünde bile değildir, dolayısıyla tampon kararı yurt içi kalemlere göre daha temkinli kurulur.

Tüketim düzenli mi, dalgalı mı

İkinci girdi, o kalemin nasıl tüketildiğidir. Her hafta benzer miktarda giden bir sarf malzemesiyle, üç ay hiç hareket etmeyip tek bir işte toplu giden bir kalem aynı mantıkla yönetilemez. Düzenli tüketilen kalemde geçmiş hareket iyi bir rehberdir. Sıçramalı tüketilen kalemde ise geçmiş ortalaması insanı yanıltır: ortalamaya göre yeterli görünen stok, tek bir siparişte biter.

Sıçramalı kalemlerde doğru refleks stoku büyütmek değil, görünürlüğü öne almaktır. Yani kritik seviyeyi yalnız depo miktarına bakarak değil, teklif aşamasındaki ve onaylanmış siparişlerdeki taahhüde bakarak kurmak. Bir işin siparişe dönmesi malzemenin ayrılması demektir; sistemde bu ayrım yoksa depo sayısı doğru olsa bile karar yanlış çıkar.

Mevsimsellik de aynı başlığa girer. Yılın belirli döneminde tüketimi katlanan kalemlerde tek bir sabit seviye yıl boyunca ya çok yüksek ya çok düşük kalır. Böyle kalemlerde seviyenin dönemsel olarak gözden geçirilmesi, sabit bir sayıya tutunmaktan daha sağlıklıdır.

Minimum sipariş, raf ömrü ve depo: seviyeyi büken kısıtlar

Teoride hesaplanan seviye, gerçek hayatta birkaç kısıtla karşılaşır ve bükülür.

• Minimum sipariş miktarı: Tedarikçi paletaltı, bobin, kalıp partisi gibi bir alt sınır dayatıyorsa ihtiyacınız kadar sipariş veremezsiniz. Bu durumda kritik seviye, "ne zaman sipariş vereyim" sorusunu, "bir sonraki zorunlu partiyi ne zaman almam gerekir" sorusuna dönüştürür.
• Raf ömrü: Kimyasal, gıda, yapıştırıcı, bazı contalar ve boyalar için bol tutmak doğrudan zarardır. Burada tampon yukarı değil aşağı doğru baskılanır; güvenliği stok değil, tedarik hızı sağlar.
• Depolama maliyeti ve yer: Hacimli ya da özel koşul isteyen kalemlerde raf yeri gerçek bir kısıttır. Bir kaleme ayrılan fazladan yer, başka bir kalemin yerinden çalınır.
• Nakit: Stok, rafta duran paradır. Bütün kalemlerde tamponu yükseltmek, tedarik riskini nakit riskine çevirmekten başka bir şey değildir.

Alternatif tedarikçi var mı, o kalem işi durduruyor mu

İki kalemin tedarik süresi ve tüketimi aynı olabilir ama biri için üç ayrı tedarikçi varken diğeri tek kaynaktan geliyor olabilir. Alternatifi olan kalemde düşük stok bir telefonla çözülür; tek kaynağa bağlı, özel imalat ya da onaylı malzemede aynı düşüklük haftalarca sürecek bir boşluk demektir. Alternatif tedarikçinin varlığı, kritik seviyeyi doğrudan aşağı çeken bir güvencedir.

Bir de kalemin durdurma gücü vardır. Bazı kalemler yoksa iş yavaşlar; bazıları yoksa hat tamamen durur, sevkiyat çıkmaz, servis aracı boşa gider. Ucuz bir vida, kendisinden yüz kat pahalı bir motoru bekletebilir. Bu yüzden kritik seviye kararında kalemin fiyatı kadar, hatta çoğu zaman fiyatından çok, yokluğunun neyi durdurduğu belirleyicidir.

Tek bir kural neden bütün kalemlere uymaz

"Her kalemde bir aylık stok tutalım" türü tek kurallar cazip gelir çünkü yönetmesi kolaydır. Sorun şu ki aynı kural, hızlı tüketilen kritik bir kalemde yetersiz, yılda birkaç kez hareket eden pahalı bir kalemde ise ağır bir israftır. Tek kural her zaman bir taraftan kaybettirir.

ABC ayrımının mantığı tam burada devreye girer. Fikir basittir: kalemlerin küçük bir kısmı toplam stok değerinin ya da toplam riskin büyük kısmını oluşturur. Bu küçük gruba sıkı, yakından izlenen, sık gözden geçirilen bir yönetim uygulanır. Geri kalan geniş gruba ise daha gevşek, otomatik yürüyen bir yaklaşım yeter. Amaç, sınırlı olan yönetim dikkatini önemli olana ayırmaktır.

Ayrımı yalnız parasal değere göre yapmak eksik kalır. Ucuz ama tek kaynaktan gelen ve yokluğunda hattı durduran kalemler, değeri düşük diye gevşek gruba düşerse ayrım amacını kaybeder. Sağlıklı bir ayrım, değeri ve durdurma gücünü birlikte gözetir.

Uyarı düştüğünde kim ne yapacak

Kritik seviyenin en çok atlanan tarafı budur. Sistem uyarı üretir ama uyarı kimseye düşmüyorsa, ya da herkese düşüp kimsenin işi olmuyorsa, seviyenin doğru hesaplanmış olması hiçbir şey değiştirmez. Uyarı sadece bir bilgidir; değeri, arkasındaki eylemden gelir.

Her kritik seviye için şu üç şeyin belli olması gerekir: uyarı kime düşecek, o kişi kaç gün içinde ne yapacak, yapmazsa uyarı kime yükselecek. Bunlar tanımlı değilse uyarılar birikir ve bir süre sonra insanlar onları görmemeye alışır. Görmezden gelinen uyarı, hiç olmayan uyarıdan daha kötüdür; çünkü sistemin çalıştığı yanılsamasını yaratır.

Uyarının içeriği de eylemi kolaylaştırmalıdır. "Şu kalem kritik seviyede" cümlesi tek başına iş yaptırmaz. Yanında son tedarikçi, son alım koşulu, bekleyen sipariş olup olmadığı ve ne kadar süre yettiği yazıyorsa, uyarıyı alan kişi araştırma yapmadan sipariş açabilir. Sistemin işi karar vermek değil, kararı verecek kişinin önüne eksiksiz bilgi koymaktır.

Son olarak seviyeler dondurulmuş sayılar değildir. Tedarikçi değişir, ürün karması değişir, tüketim hızlanır. Kritik seviyeler belirli aralıklarla gözden geçirilmiyorsa, bir süre sonra hepsi ya sürekli öten ya da hiç ötmeyen alarmlara dönüşür.

Kısaca

• Kritik seviye adet değil zaman sorusudur: elinizdeki miktar, tedarik süresi boyunca işi yürütüyor mu.
• Tedarik süresinin ortalamasından çok oynaklığı belirleyicidir; sözünde durmayan tedarikçi daha yüksek tampon gerektirir.
• Düzenli tüketilen kalemle sıçramalı tüketilen kalem aynı mantıkla yönetilemez; sıçramalı olanda taahhüt görünürlüğü stoktan önemlidir.
• Minimum sipariş miktarı, raf ömrü, depo yeri ve nakit, hesaplanan seviyeyi gerçek hayatta büker.
• Alternatif tedarikçisi olmayan ve yokluğunda işi durduran kalem, ucuz olsa bile sıkı takip grubuna girer; ABC ayrımının mantığı budur.
• Uyarının kime düşeceği, ne yapılacağı ve yanıtsız kalırsa nereye yükseleceği tanımlı değilse seviyenin bir anlamı yoktur.