Hangi sefer para kazandırdı? Sefer kârlılığı nasıl görülür

Sefer kârlılığını görmek için tek bir şey gerekir: her giderin bir sefer numarasına bağlanması. Nakliyede gelir zaten sefer başına bellidir; sorun giderin yakıt fişi, köprü geçişi, harcırah, lastik ve bakım payı olarak ayrı ayrı, farklı zamanlarda ve çoğu kez farklı kişilerin elinde birikmesidir. Bu kalemler tek tek doğru olsa bile sefere iliştirilmedikleri sürece toplam ay sonunda bir gider yekûnu olarak görünür ve hangi hattın, hangi aracın, hangi müşterinin para kaybettirdiği kaybolur.

Kocaeli'de liman ile organize sanayi bölgeleri arasında çalışan bir nakliyecinin ay sonu tablosu genelde şöyledir: ciro tatmin edici, banka hesabı değil. Aradaki farkı arayınca da net bir cevap çıkmaz, çünkü kıyaslanacak birim yoktur. Muhasebe araç bazında bakar, operasyon hat bazında konuşur, satış müşteri bazında düşünür. Üçünü birleştiren tek ortak anahtar seferdir. Sefer kaydı kurulmadan yapılan her kârlılık tartışması, kimin haklı olduğunu kanıtlayamayan bir tahmin yarışına dönüşür.

Sefer kaydı gerçekte neyi tutmalı

Sefer kaydı, irsaliye ya da yük emri değildir. İrsaliye yükün belgesidir; sefer kaydı ise o yükü taşımak için harcanan her şeyin taşıyıcısıdır. En sade haliyle şu alanları taşıması yeterlidir: sefer numarası, araç, şoför, müşteri, yükleme yeri ve zamanı, boşaltma yeri ve zamanı, yük tipi, anlaşılan navlun ve seferin durumu.

Buradaki kritik alan sefer numarasıdır. Numara, sonradan gelecek her fişin ve her kaydın tutunacağı daldır. Yakıt alımı, köprü geçişi, kantar, terminal ücreti, şoför avansı, ceza, hepsi bu numaraya asılır. Numara olmadan bu kalemler ancak araca ve aya asılabilir; o zaman da aynı araçla yapılan kârlı ve zararlı seferler tek ortalamanın içinde birbirini örter.

Bir de seferin ne zaman başlayıp ne zaman bittiği net olmalıdır. Aracın garajdan çıkışıyla dönüşü arasındaki süre seferin ömrüdür ve bekleme, boş dönüş, mola gibi kalemler ancak bu ömrün içine yerleştiğinde ölçülebilir hale gelir.

Gider fişi sefere nasıl bağlanır

Uygulamada en çok tıkanan yer burasıdır. Fişler şoförün cebinde, torpidoda ya da ay sonunda muhasebeye teslim edilen bir zarfın içindedir. Zarf açıldığında hangi fişin hangi sefere ait olduğunu tarihe bakarak tahmin etmek gerekir; iki gün süren ve iki müşteri taşıyan bir seferde bu tahmin çoğu zaman yanlıştır.

Çözüm, fişi harcamanın yapıldığı anda sefere bağlamaktır. Şoför telefonundan seferi seçip fişin fotoğrafını yükleyebiliyorsa, tutar ve kalem türü de o anda işaretleniyorsa bağ kurulmuş olur. Kalem türlerini az tutmak gerekir; yakıt, geçiş, harcırah, konaklama, ceza, tamir, lastik gibi bir avuç başlık işi görür. Uzun listeler şoförün yanlış seçim yapmasına yol açar.

Bazı kalemler zaten dijital gelir. Filo yakıt kartlarının hareketleri, otoyol ve köprü geçiş kayıtları plaka ve zaman damgasıyla listelenir. Bu listeler sefer kayıtlarındaki tarih aralığıyla eşleştirilebilir, yani şoförün elle girmesine gerek kalmaz. Elle girilmesi gereken tek kalemler nakit ödenenler ve fişsiz olanlardır.

Doğrudan gider ile dağıtılan gider ayrı düşünülmeli

Yakıt, geçiş ücreti ve harcırah doğrudan gider sayılır; hangi sefer için harcandığı bellidir. Lastik, periyodik bakım, sigorta, muayene, amortisman ve araç kredisi ise dağıtılan giderdir. Bunları sefere bağlamanın makul yolu, aracın kilometre başına ya da gün başına bir taşıma maliyeti taşıdığını kabul etmek ve seferin kat ettiği mesafeyi bu katsayıyla çarpmaktır. Katsayının kaynağı geçmiş kayıtlardır: aracın son dönemdeki bakım ve lastik harcamalarının aynı dönemde yaptığı kilometreye bölünmesi. Kusursuz değildir ama sıfırdan iyidir, çünkü bu kalemler görmezden gelindiğinde her sefer olduğundan kârlı görünür.

Boş dönüş neden ayrı takip edilir

Boş dönüş, sefer kârlılığında en sık gizlenen kalemdir. Aracın limandan OSB'ye yüklü gidip boş döndüğü bir seferde yakıt tüketimi iki yönde de vardır, şoför ücreti iki yönde de işler, geçiş ücretleri çoğu zaman iki yönde de ödenir. Ama gelir yalnız gidiş için alınmıştır. Dönüş yüksüzse maliyet, gidişin navlununa yüklenmek zorundadır.

Bunu görmek için sefer kaydında yüklü kilometre ile toplam kilometrenin ayrı tutulması gerekir. Aradaki fark boş kilometredir. Hat bazında bakıldığında bazı güzergâhların düzenli olarak boş döndüğü, bazılarının ise dönüş yükü bulmakta zorlanmadığı ortaya çıkar. Bu bilgi fiyatlamayı doğrudan etkiler: dönüş yükü bulunamayan bir hattın navlunu, bulunabilen hattınkiyle aynı olamaz.

Boş kilometre oranı ayrıca operasyon için bir hedef üretir. Sevkiyat planlaması yapan kişi hangi hatların boş döndüğünü listeden görebiliyorsa, o hatlara dönüş yükü aramak somut bir işe dönüşür. Görmüyorsa, dönüş yükü bulmak yalnızca telefon çaldığında akla gelen bir olasılıktır.

Bekleme süresi ölçülmezse kimse ödemez

Liman kapısında, gümrük sahasında, fabrika rampasında geçen bekleme, nakliyecinin en sessiz maliyetidir. Araç durur, şoför çalışır, gün tükenir; ancak fatura kesilmez, çünkü ne kadar beklendiği belgelenmemiştir. Sözleşmede bekleme ücreti maddesi olsa bile, süre kayıt altında değilse madde işlemez.

Ölçmenin yolu karmaşık değildir. Şoförün yükleme noktasına vardığında ve ayrıldığında birer kayıt bırakması yeterlidir. Bu kayıt telefondan bir dokunuş olabilir, araç takip sisteminin bölge giriş çıkış bilgisinden otomatik de üretilebilir. Önemli olan sürenin sefere ve müşteriye bağlanmasıdır.

Süre biriktiğinde iki şey mümkün olur. Birincisi, kronik bekleten müşterilerle yapılan görüşme artık bir şikâyet değil, kendi kayıtlarınıza dayanan bir talep haline gelir. İkincisi, planlama gerçekçileşir; günde iki sefer varsayılan bir araç aslında bir buçuk sefer yapıyorsa, bu varsayımın üstüne kurulan tüm fiyat hesabı yanlıştır.

Müşteri bazlı kârlılık nasıl çıkarılır

Sefer kayıtları giderleriyle birlikte biriktiğinde müşteri kârlılığı ek bir çalışma gerektirmez; aynı verinin başka bir toplamıdır. Her seferin müşterisi bellidir, geliri ve gideri bellidir; müşteri bazında toplandığında dönem kârlılığı çıkar.

Bu tabloda görülen şey çoğu zaman şaşırtıcıdır. En çok sefer yaptırılan müşteri, en çok kazandıran müşteri olmayabilir. Sık ve kısa mesafeli işler veren bir müşteri, aracı gün boyu meşgul edip yüksek navlunlu uzun bir sefere kapatıyor olabilir. Uzun vadeli çalışılan bir müşteri, sürekli bekletmesi ve dönüş yükü çıkmayan bir hatta çalışması nedeniyle ortalamayı aşağı çekiyor olabilir.

Müşteri kârlılığını konuşurken tahsilat vadesini de aynı tablonun yanına koymak gerekir. Kârlı görünen ama geç ödeyen bir müşteri, işletmenin nakit döngüsünü finanse ettiği bir müşteriye dönüşür. Bu ikisi ayrı ölçüler olarak yan yana durduğunda karar netleşir: fiyat mı revize edilecek, vade mi sıkılaştırılacak, yoksa iş hacmi mi başka müşterilere kaydırılacak.

Kurulumda hangi sırayı izlemeli

Bu yapının tamamını bir anda kurmaya çalışmak çoğu zaman yarıda bırakılan bir projeye dönüşür. Makul sıra şudur.

• Önce sefer kaydı ve sefer numarası. Başka hiçbir şey değişmese bile her seferin tekil bir numarası olsun.
• Sonra doğrudan giderlerin bu numaraya bağlanması. Yakıt ve geçişle başlamak yeterlidir, çünkü hacmin büyük kısmını bunlar oluşturur.
• Ardından kilometre kaydı: yüklü ve toplam. Boş dönüş buradan çıkar.
• Sonra varış ve ayrılış saatleri. Bekleme buradan çıkar.
• En son dağıtılan giderler için araç başına kilometre katsayısı.

Her adım tek başına da işe yarar. İlk adımdan sonra bile ay sonunda seferlerin listesini görürsünüz; ikinci adımdan sonra hangi seferin yakıtı beklenenin üstünde çıktığını görürsünüz. Sonuç tablosunun tamamlanmasını beklemek gerekmez.

Bir de alışkanlık tarafı vardır. Şoförün fiş yüklemesi, saat kaydı bırakması ekstra bir iş gibi görünür ve ilk haftalarda aksar. Bu yükün mümkün olduğunca az dokunuşa indirilmesi, kartlardan ve geçiş kayıtlarından otomatik gelen verinin şoföre tekrar sordurulmaması, sistemin yaşaması için teknik doğruluktan daha belirleyicidir. Eksik ama düzenli tutulan bir kayıt, kusursuz tasarlanıp üç hafta sonra terk edilen bir kayıttan çok daha fazla iş görür.

Kısaca

• Sefer kârlılığı, her giderin bir sefer numarasına bağlanmasıyla başlar; numara yoksa gider ancak araca ve aya asılabilir, kârlı ve zararlı seferler birbirini örter.
• Yakıt, geçiş ve harcırah doğrudan sefere yazılır; lastik, bakım ve sigorta gibi kalemler araç başına kilometre katsayısıyla dağıtılır.
• Yüklü kilometre ile toplam kilometre ayrı tutulmazsa boş dönüşün maliyeti görünmez ve fiyatlama eksik kurulur.
• Bekleme süresi varış ve ayrılış kaydıyla ölçülmezse ne faturalandırılabilir ne de planlamaya yansır.
• Müşteri kârlılığı ayrı bir çalışma değil, sefer kayıtlarının müşteri bazında toplamıdır; tahsilat vadesiyle yan yana okunmalıdır.