Depoda mal var ama sistemde yok: sayım farkı nereden çıkıyor

Sayım farkının büyük bölümü depodan mal eksilmesinden değil, olmuş bir hareketin sisteme hiç yazılmamasından ya da geç yazılmasından çıkar. Mal çoğu zaman durduğu yerde durur; onun yanında duran kayıt yoktur. Bu yüzden farkı kapatmanın yolu daha sık sayım yapmak değil, malın yerini ya da statüsünü değiştiren her olayın olduğu anda kayda düşmesini sağlamaktır.

Aşağıda, depo ve lojistik tesislerinde farkın en çok üretildiği noktalar tek tek ayrıştırılıyor; ardından sayım öncesinde ve sonrasında yapılması gerekenler geliyor.

Fark neden çoğu zaman kayıp mal değil

Sayım bittiğinde ekrana bir liste düşer: bir üründen sistemde şu kadar görünüyor, rafta daha az var. İlk refleks kaybı aramaktır. Oysa Körfez, Dilovası ve Gebze hattındaki depo ve lojistik tesislerinde en sık karşılaşılan tablo şudur: mal ya hiç girilmemiştir, ya iki kez girilmiştir, ya da çıkmıştır fakat çıkışını yazan olmamıştır. Fiziksel kayıp da vardır, ama listeyi kabartan asıl kalem kayıt boşluğudur.

Bunu ayırt etmenin pratik bir işareti var. Fark rastgele dağılmıyor, hep aynı ürün gruplarında ve hep aynı yönde çıkıyorsa ortada tekil bir olay değil bir süreç açığı vardır. Tek tük ve dağınık fark insan hatasına, kümelenen ve tekrar eden fark akışın kendisine işaret eder.

Bir de az konuşulan taraf var: fark iki yönlüdür. Sistemde görünenden fazla mal bulmak da farktır. Kimse fazlayı sorun saymadığı için üstü kapanır, oysa fazla da en az eksik kadar bilgi taşır. Genellikle bir girişin iki kez yazıldığını ya da bir çıkışın hiç yapılmadığını söyler.

Mal kabulde irsaliye bir zaman, fiilî miktar başka zaman giriliyor

Farkın en verimli kaynağı mal kabuldür. Tipik akış şöyle işler: araç gelir, irsaliye alınır, mal indirilir. İrsaliye ofise çıkar ve oradaki arkadaş miktarı sisteme irsaliyeden bakarak girer. Depoda ise mal sayılır, bazen eksik ya da hasarlı çıkar, bazen bir koli hiç inmez. İki bilgi vardır ama yalnız biri sisteme yazılmıştır.

Buradaki asıl mesele hata değil, zaman farkıdır. İrsaliye kaydı ile fiilî sayım arasında saatler, bazen bir vardiya geçer. O aralıkta maldan sevkiyat yapılırsa, stok hiç var olmamış bir miktarın üzerinden hareket görmüş olur. Sayımda çıkan fark aslında o gün mal kabulde doğmuş, sonra sistemin içinde yürümüştür.

Çözüm, mal kabulü tek bir işlem haline getirmektir: sayan kişi sayarken kaydeder, irsaliye ile fiilî miktar aynı ekranda karşılaştırılır ve fark varsa mal kabul kapanmadan not düşülür. Eksik, fazla ve hasarlı için ayrı ayrı alan olmalıdır; hepsi tek bir miktar kutusuna sıkıştırıldığında bilgi ilk adımda kaybolur.

Raf adresi yoksa stok var görünür ama bulunamaz

Birçok depoda stok kaydı yalnız ürün ve miktar tutar. Malın nerede olduğu insanların hafızasındadır. Bu düzen, depo küçükken ve aynı ekip yıllardır çalışırken idare eder. Ürün çeşidi arttığında, ikinci bir hol açıldığında ya da ekibe yeni biri girdiğinde çöker.

Adres olmayınca sayım da güvenilir olmaz. Sayan kişi bir ürünü iki farklı bölgede görürse ya iki kez sayar ya da ikincisini atlar. Aramak zaman aldığı için, bulunamayan mal pratikte yok yazılır. Bu yüzden bazı fark kalemleri sayımdan sayıma yer değiştirir: bir dönem eksik, bir sonraki dönem fazla çıkar. Kaybolan bir şey yoktur, sadece kimse aynı yere iki kez bakmamıştır.

Raf adresi karmaşık bir sistem gerektirmez. Hol, koridor, raf ve göz düzeyinde bir kodlama, etiketlenmiş raflar ve her girişte adresin de yazılması yeterlidir. Kritik olan, adresin isteğe bağlı bir alan olmamasıdır. Boş geçilebilen alan, yoğun günde boş geçilir.

Kayıtsız çıkan mal: iade, hasar, numune ve fire

İade ve hasarlı ürün hangi stoğa yazılıyor

İade gelen mal genellikle iki uçtan birine düşer. Ya hiç kaydedilmez, depo köşesinde bekler; ya da doğrudan satılabilir stoğa eklenir. İkisi de farka yol açar, ama ikincisi daha pahalıdır, çünkü sistemde satılabilir görünen bir mal aslında kontrol edilmemiştir.

Aynı belirsizlik hasarlı ürün için de geçerlidir. Sevkiyatta ezilen, ambalajı yırtılan, forkliftle zarar gören mal fiziken kenara alınır ama kayıt tarafında hâlâ normal stoktadır. Sayımda rafta bulunmadığı için eksik yazılır. Bir süre sonra da hurdaya ayrılırken ikinci kez düşülür.

Bunun tek çözümü stoğu tek bir havuz saymayı bırakmaktır. En azından şu ayrım gerekir:

• Satılabilir stok
• Karantina, yani kontrol bekleyen iade ve şüpheli mal
• Hasarlı ve hurda
• Müşteriye ayrılmış, rezerve mal

Bu ayrım yapıldığında iade gelen mal kaybolmaz, sadece satılabilir olmayan bir statüde bekler. Karar verildiğinde statüsü değişir ve bu değişim bir hareket olarak iz bırakır.

Numune ve fire çıkışı kayıtsız olduğunda ne olur

Deponun kapısından çıkan her mal fatura ya da irsaliye ile çıkmaz. Müşteriye götürülen numune, laboratuvara verilen örnek, kesim ya da paketlemede oluşan fire, montaj sırasında harcanan sarf malzeme, kendi bakımınızda kullandığınız yedek parça bunların hepsidir. Bu çıkışlar işin doğal parçasıdır; sorun olmaları değil, kayıtsız olmalarıdır.

Kayıtsız çıkış iki zarar üretir. Birincisi sayım farkı; ikincisi ve daha ağır olanı, o çıkışın maliyetinin hiçbir yere yazılamamasıdır. Numune giderinin ne kadar olduğu, hangi ürünün ne oranda fire verdiği bilinmez. Fiyatlama, bu bilinmeyenin üstüne kurulur.

Pratik yaklaşım, bu çıkışlar için ayrı ve kolay hareket tipleri açmaktır. Numune çıkışı, fire, iç kullanım, iş emrine sarf gibi. Ekranı basit tutmak burada belirleyicidir: bir çıkışı kaydetmek, kaydetmemekten kolay olmalıdır. Uzun form isteyen sistem, sahada doldurulmaz.

Vardiya devrinde yarım kalan iş nereye yazılır

Sayım farkının gözden kaçan bir bölümü vardiya sınırında doğar. Yarısı toplanmış bir sipariş, kapıda bekleyen ama sevk edilmemiş palet, kabulü başlamış ama bitmemiş araç, ambalajı açılmış ama tamamlanmamış paketleme. Malın fiziki durumu belirsizdir ve kayıt bu belirsizliği taşıyamaz.

Devri sözlü yapan depolarda bu bilgi konuşmada kalır. Sonraki vardiya işi kendi bildiği gibi kapatır; bazen baştan alır, bazen yarım bırakılan kısmı tamamlanmış sayar. İki durumda da kayıt ile fiziki durum ayrışır.

Burada işe yarayan şey uzun prosedür değil, işin durumunun sistemde görünür olmasıdır. Toplama emri açık, kısmen tamamlanmış, sevke hazır, sevk edildi gibi durumlar tutulduğunda devir kendiliğinden yazılı hale gelir. Devreden vardiya not düşer, devralan ekranda görür.

Sayım öncesi ve sonrası ne yapılmalı

Sayımın kalitesi, sayım günü verilen emekten çok o günden önce yapılanlara bağlıdır.

Sayımdan önce

• Bekleyen tüm mal kabullerini ve sevkiyatları kapatın; yarım işlem bırakmayın
• Kapıda bekleyen, sevk edilmemiş malı fiziken ayırın ve sayım dışı bölge olarak işaretleyin
• İade ve hasarlı mal için karar verin; belirsiz kalanları karantina statüsüne alın
• Sayım sırasında mal hareketini durdurun, zorunlu hareket olacaksa ayrı belgeye alın
• Kimin hangi bölgeyi sayacağını önceden belirleyin; sayılmayan bölge, sayılmış bölgeden daha tehlikelidir

Sayımdan sonra

Sayım bittiğinde asıl iş başlar. Farkı doğrudan düzeltmeye geçmek, o farkı üreten sebebi de silmek demektir. Önce fark listesi ürün grubuna, bölgeye ve yöne göre ayrıştırılmalı, tekrar eden kalemler işaretlenmelidir. Yüksek tutarlı ve tekrar eden kalemler için ikinci sayım yapılır. Sonra düzeltme kaydı girilir.

Düzeltmenin izlenebilir olması neden şart

Stok düzeltmesi, sistemin en kolay suistimal edilen ve en kolay unutulan hareketidir. Miktarı elle değiştirmek bir tuşluk iştir ve fark anında kaybolur. Bu yüzden düzeltme, diğer hareketlerden daha sıkı kayda bağlanmalıdır.

Bir düzeltme kaydında şunlar bulunmalıdır: neyin, ne kadar, hangi yönde değiştiği; sebebi seçilebilir bir listeden; kaydı gireni ve zamanı; belli bir tutarın üstünde ise onaylayanı. Eski değer silinmemeli, yeni değerle birlikte saklanmalıdır. Düzeltme yetkisi, günlük stok hareketi girme yetkisinden ayrı tutulmalıdır.

Bunun amacı kimseyi suçlamak değil, sonraki sayımı kolaylaştırmaktır. Sebebi kayıtlı düzeltmeler biriktiğinde, farkın nereden geldiği bir dönem sonra tahmin edilmez, okunur. Fire sebebiyle yapılan düzeltmeler belirli bir üründe yoğunlaşıyorsa mesele depoda değil üretim ya da paketlemededir. Adres bulunamadı sebebi öne çıkıyorsa yerleşim düzeni sorunludur. Fark listesi böylece bir ceza listesi olmaktan çıkıp iyileştirme listesine dönüşür.

Kısaca

• Sayım farkının çoğu kayıp mal değil, kaydedilmemiş ya da geç kaydedilmiş harekettir
• Mal kabulde irsaliye ile fiilî miktar aynı anda ve aynı ekranda kaydedilmeli, fark orada kapanmalıdır
• Raf adresi olmadan bulunamayan mal pratikte yok yazılır; adres zorunlu alan olmalıdır
• İade, hasarlı ve rezerve mal ayrı statülerde tutulmalı, tek stok havuzuna karıştırılmamalıdır
• Numune ve fire için kolay hareket tipleri açılmalı; kaydetmek kaydetmemekten zahmetsiz olmalıdır
• Düzeltme sebebi, kaydeden ve onaylayan ile birlikte iz bırakmalı; eski değer silinmemelidir