Fiyat listesi güncellendi ama eski fiyattan satılıyor

Eski fiyattan satış, fiyatı yanlış belirlemekten değil, yeni fiyatın herkese aynı anda ulaşmamasından doğar. Çözüm listeyi daha sık güncellemek değil; fiyatın tek bir yerde tutulması, her listenin sürüm ve yürürlük tarihi taşıması, verilen her teklifin sonunda bir geçerlilik süresi bulunması ve zam anında hangi işin eski hangisinin yeni fiyattan kapanacağının önceden yazılmış olmasıdır. Bunlar kurulmadığı sürece liste ne kadar dikkatli hazırlanırsa hazırlansın, sahada dolaşan kopyalar birbirini tutmaz ve fark zararı satıştan sonra ortaya çıkar.

Tipik tablo şöyledir: fiyat yönetimde güncellenir, muhasebeye bildirilir, bir dosya hazırlanıp gruba atılır. Ama satışçının telefonunda üç ay önce indirilmiş bir PDF durur, bayiye geçen sezon gönderilmiş Excel hâlâ kullanılır, sitedeki fiyat kimsenin aklına gelmez ve iki hafta önce verilmiş bir teklif bugün sipariş olarak geri döner. Dördü de eski fiyatı gösterir. Kimse kural çiğnememiştir; sadece herkes elindeki en son kopyaya bakmıştır.

Fiyatın tek kaynağı hangisi olmalı

Tek kaynak, fiyatın değiştiği tek yer demektir. Bir ürünün fiyatı değişecekse yalnız orada değişir; PDF, Excel, site ve teklif ekranı bu kaynağın türevidir, hiçbiri kendi başına düzenlenmez. Pratikte bu yer çoğu işletmede ticari programın kendisi olur; ayrı bir fiyat yönetimi ekranı da kurulabilir, önemli olan iki numaralı bir yerin olmamasıdır.

Kritik ayrım şu: PDF ve Excel kaynak değildir, çıktıdır. Bir dosyayı elle düzeltip gönderdiğiniz anda ikinci bir gerçek yaratmış olursunuz ve o dosya artık kendi hayatını yaşar. Doğru kurgu, bu dosyaların kaynaktan üretilmesi, elle dokunulmamasıdır. Bayiye Excel gitmesi gerekiyorsa Excel de kaynaktan dışa aktarılsın; satışçının telefonuna PDF gerekiyorsa PDF de oradan üretilsin. Böylece dosya eskiyebilir ama yanlış olamaz, çünkü nereden ve ne zaman üretildiği bellidir.

Tek kaynağın ikinci şartı, teklifin de aynı yerden fiyat çekmesidir. Satışçı teklif hazırlarken fiyatı bir dosyadan bakıp elle yazıyorsa tek kaynak yalnız kâğıt üzerinde vardır; gerçekte fiyat, o an kimin hangi dosyaya baktığına göre belirlenir. Teklif ekranı ürünü seçtiğinizde güncel fiyatı kendisi getirmeli, elle yazılan her fiyat ise ayrıca işaretlenmelidir. Bu işaret sonradan çok işe yarar: fiyat farkı çıktığında hangi tekliflerin sistem fiyatıyla hangilerinin elle verildiğini tek bakışta görürsünüz ve konuşma kimin ne söylediği üzerinden yürümez. Aynı şey sipariş girişi için de geçerlidir; siparişin hangi teklife ve hangi liste sürümüne bağlandığı kayıtta durmalıdır.

Sürüm numarası ve yürürlük tarihi neden zorunlu

Her fiyat listesinin üstünde iki bilgi görünmelidir: kaçıncı sürüm olduğu ve hangi tarihten itibaren geçerli olduğu. Bu ikisi olmadan elinizdeki listenin güncel olup olmadığını anlamanın yolu yoktur; insanlar da anlamaya çalışmaz, ellerindekini kullanır.

Yürürlük tarihi ayrıca ileri tarihli güncellemeyi mümkün kılar. Fiyat bugün sisteme girilir, ayın başından itibaren geçerli olacak şekilde işaretlenir; ekip yeni fiyatı önceden görür, hazırlanır, ama sistem o tarihe kadar eskisini uygular. Böylece zam gecesi telaşı ortadan kalkar. Aynı mantıkla eski sürümler silinmez, arşivde kalır: üç ay önce hangi fiyattan satış yapıldığı sorulduğunda cevabı hafızadan değil kayıttan verirsiniz. İptal edilen bir siparişin, iade edilen bir malın ya da sonradan çıkan bir uyuşmazlığın çözümü genellikle bu arşivdedir.

Teklifin geçerlilik süresi yazılı mı

Eski fiyattan satışın en sık kaynağı geçmiş tekliflerdir. Teklif verilir, müşteri bekler, arada zam gelir, müşteri eski teklifle sipariş açar. Teklifte süre yazmıyorsa tartışmayı kaybedersiniz; yazıyorsa tartışma bile olmaz.

Bunun için her teklifte şunlar bulunmalıdır: teklifin tarihi, hangi fiyat listesi sürümüne dayandığı, son geçerlilik tarihi ve süre dolduktan sonra ne olacağı. Sonuncusu çoğu zaman atlanır. "Bu tarihten sonra fiyat yeniden teyit edilir" cümlesi, süresi geçmiş teklifin otomatik olarak reddedildiği anlamına gelmez; yalnızca fiyatın bağlayıcı olmaktan çıktığını söyler. Sistem tarafında da karşılığı olmalıdır: süresi dolmuş teklif üzerinden sipariş açılmaya çalışıldığında ekran uyarı vermeli, geçmiş fiyatı sessizce taşımamalıdır. Uyarıyı görüp yine de o fiyattan geçmeye karar vermek yönetimin işidir, ama bu bilinçli bir karar olmalıdır.

Süre uzunluğu ürünün fiyat oynaklığına göre belirlenir. Girdi maliyeti hızlı değişen kalemlerde kısa, stoktan satılan ve fiyatı yılda bir kez değişen kalemlerde uzun tutulur. Tek bir süreyi tüm kataloğa uygulamak, oynak kalemlerde zarar, sabit kalemlerde gereksiz müşteri rahatsızlığı üretir.

Zam ve kur farkı geçişinde hangi iş hangi fiyattan kapanır

Fiyat değiştiği anda ortada üç grup iş vardır: henüz teklif verilmemiş talepler, teklifi verilmiş ama karara bağlanmamış işler ve siparişi alınmış ama sevk edilmemiş işler. Geçiş kuralı, bu üç grubun her biri için önceden yazılmış olmalıdır. Yazılı değilse karar anlık verilir, her satışçı farklı davranır ve müşteri de haklı olarak farklı muamele gördüğünü fark eder.

Yaygın ve savunulabilir kurgu şudur: yeni talepler yeni fiyattan işlenir; geçerlilik süresi devam eden teklifler süresi bitene kadar eski fiyattan korunur; onaylanmış siparişler alındığı fiyattan sevk edilir. Bu kurgu tek başına yeterli değildir, çünkü ödeme ve teslim koşulu belirsiz siparişler istismara açıktır. Bu yüzden fiyat sabitlemesinin bir karşılığı olmalıdır: teslim tarihi belli olmayan, avansı alınmamış, açık uçlu siparişlerin fiyat garantisi ne kadar süreyle geçerli sayılacağı da yazılmalıdır.

Döviz kurundan etkilenen kalemlerde ek bir soru vardır: fiyat hangi anın kuruyla sabitlenir. Teklif anı, sipariş anı, sevk anı ya da fatura anı, dördü de farklı sonuç verir. Hangisi seçilirse seçilsin teklif metninde açıkça belirtilmeli, sistemde de aynı an referans alınmalıdır. Metinde sevk kuru yazıp sistemde teklif kuruyla faturalamak, en sessiz zarar kaynaklarından biridir.

Müşteriye özel fiyat ve iskonto nerede duruyor

Çoğu işletmede tek bir liste yoktur. Liste fiyatı vardır, üstüne müşteri grubu iskontosu, bayi kademesi, sözleşmeli müşteriye özel fiyat, kampanya ve miktar kırılımı gelir. Bunlar liste dosyasında değil, müşteri kartında ve sistemde tanımlı olmalıdır. Özel fiyatlar satışçının kendi Exceline ya da hafızasına bırakıldığında iki şey olur: o kişi izne çıkınca kimse müşterinin gerçek fiyatını bilemez, ayrıldığında ise bilgi tamamen kaybolur.

Kurulması gereken sıralama basittir ve tek bir yerde yazılıdır: hangi indirimin hangisinin üstüne bindiği, hangilerinin birleşmediği, kimin hangi kademeye kadar iskonto verebildiği ve bunun üstündeki taleplerin kimin onayına gittiği. Bu sıralama yoksa aynı müşteriye iki farklı satışçı iki farklı net fiyat verir. Ayrıca her özel fiyatın bir bitiş tarihi olmalıdır. Süresiz tanımlanan özel fiyatlar yıllar sonra da uygulanmaya devam eder ve genel zam bu müşterilere hiç yansımaz; zamların neden ciroya yansımadığı sorusunun cevabı çoğu zaman burada saklıdır.

Değişiklik kime, ne zaman, nasıl duyurulur

Fiyat değişikliğinin bir dağıtım listesi olmalıdır ve bu liste kafada değil yazılı tutulmalıdır. İçinde en azından satış ekibi, bayiler ve distribütörler, muhasebe ve faturalama, sipariş ve sevkiyat, siteyi ya da katalogları yöneten kişi, varsa pazaryeri ve e-ticaret kanalları bulunur. Bunlardan biri unutulduğunda hata mutlaka o kanaldan çıkar.

Duyurunun kendisi de standart olmalıdır: hangi sürümün yürürlükten kalktığı, yenisinin hangi tarihte devreye gireceği, hangi ürün gruplarının etkilendiği, açık tekliflere ve alınmış siparişlere ne olacağı ve soruların kime sorulacağı. Bayi tarafında bir de teyit adımı gerekir; dosyayı göndermek yeterli değildir, ulaştığının ve eski dosyanın kullanımdan kaldırıldığının onaylanması gerekir.

Son olarak, güncellemenin gerçekten yayıldığını ölçmenin basit bir yolu vardır: fiyat değişiminden sonraki dönemde eski liste sürümüne dayanan kaç sipariş girildiğine bakmak. Bu sayı sıfıra yaklaşmıyorsa sorun kuralda değil, kuralın hangi noktada delindiğindedir ve o nokta genellikle tek bir kanaldır.

Kısaca

• Fiyat tek bir yerde değişsin; PDF, Excel ve site o kaynaktan üretilsin, elle düzenlenmesin.
• Her listede sürüm numarası ve yürürlük tarihi görünsün, eski sürümler arşivde kalsın.
• Her teklifte tarih, dayandığı liste sürümü ve son geçerlilik tarihi bulunsun; süresi dolmuş teklifte sistem uyarsın.
• Zam ve kur geçişinde açık teklifler ile alınmış siparişlere ne olacağı önceden yazılı olsun.
• Müşteriye özel fiyat ve iskontolar sistemde, bitiş tarihiyle tanımlansın; kişisel dosyalarda durmasın.
• Değişikliğin sabit bir dağıtım listesi olsun; bayi tarafında ulaştığının teyidi alınsın.