Dilovası ve Çayırova'da kimya, plastik ve ambalaj firmaları için sipariş ve sevkiyat takibi

Dilovası, Çayırova, Körfez ve Gebze hattındaki kimya, plastik ve ambalaj firmalarında sipariş ve sevkiyat takibinin asıl sorunu stok miktarı değil, aynı malın her belgede başka isimle geçmesidir; bu yüzden çözüm de "daha sıkı Excel" değil, ürünü tek kimlikte toplayan, partiyi, ambalaj birimini, teknik dokümanı ve sevkiyat sırasını aynı kayda bağlayan bir sistem kurmaktır.

Bu yazı, bölgede kimyasal hammadde, plastik hammadde ve mamul, ambalaj, boya-reçine, dolum ve paketleme işi yapan firmalarda tekrar tekrar karşımıza çıkan altı somut zorluğu ve her birinin yazılım tarafındaki karşılığını anlatıyor. Genel bir dijitalleşme anlatımı değil; siparişi alan, dolumu planlayan ve aracı yollayan kişinin masasındaki iş.

Dilovası ve Çayırova'daki firma profili işin şeklini belirliyor

Dilovası'nda dolum tesisi, tank sahası ve kimyasal hammadde deposu yoğun. Çayırova ve Gebze tarafında plastik hammadde ticareti, enjeksiyon ve ekstrüzyon üretimi, ambalaj ve etiket firmaları daha baskın. Körfez'de ise boya, reçine ve solvent tarafı ağırlıklı. Farklı işler gibi görünse de operasyon akışı büyük ölçüde aynı: müşteri bir ürün ismi yazıyor, satış o ismi stokta arıyor, üretim veya depo partiyi seçiyor, teknik doküman isteniyor, sonra sevkiyat sıraya giriyor.

Bu firmaların çoğunda bir muhasebe programı ya da ERP zaten var. Ama sipariş, o programa girmeden önce ve girdikten sonra iki ayrı hayat yaşıyor: WhatsApp, e-posta, telefon ve masa üstündeki not kâğıdı. Kaybın büyük kısmı bu iki hayatın arasında oluşuyor. Firmaların bize gelme sebebi de genelde "ERP'yi değiştirelim" değil, "ERP'nin göremediği yeri görelim" oluyor.

Aynı ürünün üç farklı adı var: ticari ad, teknik ad, müşterinin adı

Bu sektörün en sessiz maliyeti burada. Bir hammadde tedarikçinin kataloğunda marka adıyla, güvenlik bilgi formunda kimyasal adıyla, müşterinin talep mailinde ise kısaltmasıyla geçer. Aynı ürün için üç ayrı yazım, artı Türkçe-İngilizce farkı, artı yazım hataları.

Somut bir örnek: bir yumuşatıcı için gelen talepte müşteri "DOP" yazıyor. Aynı ürün tedarikçi listesinde "Dioktil ftalat", ürün kartında ise tedarikçinin marka adıyla kayıtlı. Bir başka müşteri aynı malı "plastifiyan" diye soruyor. Dört yazım, tek ürün. Yeni gelen satış elemanı stokta "DOP" aratıyor, sonuç çıkmıyor, "elimizde yok" diye cevap yazıyor. Mal depoda duruyor.

Belirti: Stokta olan mal için "yok" cevabı verilmesi; aynı üründen iki ayrı kart açılmış olması; fiyat listesinde aynı malın iki satırda farklı fiyatla görünmesi.

Çözüm yaklaşımı: Ürünü tek bir iç kimliğe bağlamak ve o kimliğin altına sınırsız sayıda "eş ad" tanımlayabilmek. Ticari ad, kimyasal ad, kısaltma, CAS numarası, müşterinin kendi stok kodu, hatta sık yapılan yazım hataları aynı kaydın altında toplanır. Talep hangi kelimeyle gelirse gelsin arama tek ürüne düşer. Metal ticaretinde kurduğumuz sistemde tam olarak bu katman vardı: 1.500+ gerçek talep ve 8.000+ kalemlik tedarikçi stok listesi üzerinde çalıştı, eşleştirme isabeti %99'un üzerinde ölçüldü. Kimya ve plastik tarafındaki adlandırma dağınıklığı da yapı olarak aynı problemdir.

Parti ve lot takibi: hangi partiden hangi müşteriye gitti

Kimya, boya ve ambalaj tarafında ürün tek başına bir şey ifade etmez; hangi parti olduğu ifade eder. Aynı ürünün iki partisi arasında viskozite, renk tonu, nem veya erime akış değeri farklı olabilir. Müşteri "geçen seferki gibi olsun" dediğinde kastettiği ürün değil, partidir.

Şikâyet geldiğinde sorulan soru hep aynı: bu mal hangi partiden çıktı, o partiden başka kime gönderdik, elimizde o partiden kaldı mı. Bu üç sorunun cevabı irsaliye klasörüne inip elle aranıyorsa, cevap saatler sürer ve çoğu zaman eksik kalır.

Çözüm yaklaşımı: Parti numarasını girişte kaydetmek yetmez; parti ile sevk belgesi arasında iki yönlü bağ kurmak gerekir. Yani hem "bu müşteriye hangi partiler gitti" hem de "bu partiden hangi müşterilere gidildi" tek tıkla dönmeli. Depoda seri/parti seçimi elle yazılan bir alan değil, sistemin önerdiği ve kilitlediği bir alan olmalı. Karışık partili yükleme yapılıyorsa, sevk kaydı tek parti değil parti kırılımı taşımalı.

Ambalaj birimi karmaşası: kg, litre, bidon, varil, big-bag, palet

Aynı ürün müşteriye göre farklı birimle konuşulur. Biri 1.000 kg ister, diğeri 4 big-bag der, üçüncüsü 20 varil yazar, dördüncüsü litre üzerinden fiyat sorar. Yoğunluk devreye girdiğinde litre-kilogram dönüşümü de işin içine katılır. Teklif kg üzerinden verilip sipariş bidon üzerinden alınırsa, irsaliye ile fatura arasında fark çıkar.

Sahada bu farkın görünümü şudur: sevkiyat çıkmıştır, muhasebe faturayı keserken miktarı tutturamaz, satış aranır, satış müşteriyi arar, mal yolda beklerken düzeltme yapılır. Kimsenin hatası yoktur; birim tanımı yoktur.

• Her ürün için bir temel birim belirlenir (genelde kg ya da litre) ve bütün stok hesabı o birimde tutulur.
• Ambalaj tipleri bu temel birime katsayıyla bağlanır: 1 varil = 200 litre, 1 big-bag = 1.000 kg, 1 palet = 40 torba gibi.
• Ürün bazında yoğunluk tanımlanır, litre-kilogram dönüşümü elle hesaplanmaz.
• Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura aynı ürün kaydından beslenir; ekranda müşterinin dili, arka planda temel birim kullanılır.
• Müşteri bazında tercih edilen ambalaj hafızada tutulur, her siparişte yeniden sorulmaz.

Güvenlik bilgi formu ve analiz sertifikası talepleri tek kişiye düşüyor

Kimya ve boya tarafında sipariş çoğu zaman doküman olmadan ilerlemez. Müşteri sipariş öncesi güvenlik bilgi formunu, sevkiyat sırasında da o partiye ait analiz sertifikasını ister. Ambalaj tarafında benzer şekilde teknik şartname ve uygunluk belgesi istenir. Pratikte bu işin tamamı, dokümanların nerede olduğunu bilen tek bir kişiye düşer. O kişi izinliyse iş durur.

Burada kritik ayrım şu: güvenlik bilgi formu ürüne bağlıdır ve versiyonlanır; analiz sertifikası ise partiye bağlıdır ve her partide değişir. İkisi aynı klasörde karışık duruyorsa, müşteriye eski versiyon ya da başka partinin belgesi gider. Mevzuat tarafı firmadan firmaya ve ürüne göre değişir; bu yazı hukuki bir yorum yapmıyor, sadece dokümanın operasyonda nasıl kaybolduğunu anlatıyor. Hangi belgenin zorunlu olduğu konusunda kendi kalite ve mevzuat sorumlunuzla ilerlemek doğrusu.

Çözüm yaklaşımı: Dokümanı klasörde değil, kaydın üstünde tutmak. Güvenlik bilgi formu ürün kartına versiyon ve dil bilgisiyle, analiz sertifikası ise parti kaydına iliştirilir. Sipariş onaylandığında ilgili belgeler otomatik toplanır ve tek pakette müşteriye hazır hale gelir. Bu, yapay zeka personel ekibi kurduğumuz firmalarda en hızlı geri dönüş veren adımlardan biri: gelen talebi okuyup hangi ürün ve hangi parti için hangi belgenin istendiğini çıkaran, doğru versiyonu bulup taslak cevabı sorumlunun önüne koyan bir akış. Gönderme kararı yine insanda kalır.

Körfez ve Gebze hattında sevkiyat planı, dolum sırası ve araç

Dilovası ve Körfez'de dolum kapasitesi ile araç trafiği birbirini kilitler. Tanker sabah gelir, dolum sırası netleşmemiştir, sürücü bekler. Ambalaj tarafında ise TIR'a hangi paletin önce yükleneceği belirsizdir, aynı gün iki müşteriye giden yükleme karışır. Gebze ve Çayırova'ya giden küçük partiler ise "yarın bir araç toplarız" diye ertelenir, sonra unutulur.

Sevkiyatı takvim üzerinde değil, sıra üzerinde düşünmek gerekir. Sipariş onaylandığı anda o siparişin hangi partiden, hangi ambalajda, hangi gün ve hangi araçla çıkacağı planlanabilir olmalı; bu plan hem depoda hem satışta aynı ekranda görünmeli. Satışın müşteriye "yarın 14.00 gibi yükleniyor" diyebilmesi için depoya telefon etmesi gerekmiyorsa, sistem işini yapıyor demektir. Bu tür akışları nasıl kurduğumuzu çalışma sürecimiz sayfasında adım adım anlatıyoruz.

Stokta görünen ile sahadaki fiili durumun ayrışması

Sistemde 12 ton görünür, sahada 9 ton vardır. Sebepleri bilinir: rezerve edilmiş ama düşülmemiş mal, numune için alınan miktar, dolumda oluşan fire, iade beklenen ambalaj, kalite bloğuna alınmış parti. Hiçbiri hata değildir; hiçbiri kayıtlı değildir.

Bunun tek çözümü stok sayımını sıklaştırmak değil, stoğun durumunu ayırmaktır: serbest, rezerve, bloke, yolda, iade bekleyen. Satış ekranında görünen sayı "serbest" olmalı, toplam değil. Aşağıdaki tablo, yazının başından beri anlattığımız zorlukların operasyondaki görünümünü ve yazılım tarafındaki karşılığını topluca gösteriyor.

Bu altı başlığın tamamına aynı anda girmek gerekmiyor. Genelde en çok acıtan ikisiyle başlanır; çoğu firmada bunlar adlandırma ve doküman oluyor. Benzer bir eşleştirme problemini metal ticaretinde nasıl çözdüğümüzü talep-teklif otomasyonu vakamızda okuyabilirsiniz.

Nereden başlanır

Doğru başlangıç, yazılım seçmek değil, iki hafta boyunca gelen taleplerin ham halini biriktirmek. Hangi kelimelerle soruluyor, hangi belge isteniyor, hangi birim kullanılıyor. Bu liste, kurulacak sistemin şartnamesinin kendisidir. Dilovası, Çayırova, Körfez ve Gebze'de çalışan kimya, plastik ve ambalaj firmalarında bu iki haftalık kayıt, çoğu zaman aylarca süren "hangi programı alsak" tartışmasını bitiriyor. Mevcut ERP'nizi değiştirmeden, eksik kalan katmanı üstüne kurmak da mümkün; çözümlerimiz sayfasında hangi işin hangi yolla ele alındığını görebilirsiniz. Kendi operasyonunuzda hangi başlığın öncelikli olduğunu konuşmak isterseniz teklif alın, birlikte bakalım.